অফিসে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির ব্যবহার

 অফিস পদ্ধতি

তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির ব্যবহার

 (১) নথিপত্র ব্যবস্থাপনা

(ক) সচিবালয়ের প্রতিটি শাখা/দপ্তরের সম্ভাব্য সকল কার্যে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির সর্বোত্তম ব্যবহার করিয়া ডিজিটাল পদ্ধতিতে নথি ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করার মাধ্যমে পর্যায়ক্রমে পেপারলেস অফিস সিস্টেম বাস্তবায়ন করিতে হইবে। সাধারণভাবে নথি ও পত্রাদি ব্যবস্থাপনার জন্য সকল শাখা/দপ্তরে সামঞ্জস্যপূর্ণ (compatible) সফটওয়্যার ব্যবহৃত হইবে। প্রাপ্ত পত্রাদি ব্যবস্থাপনার জন্য ডিজিটাল পদ্ধতিতে ট্র্যাকিং সিস্টেম ব্যবহার করিতে হইবে। পত্রপ্রাপ্তির তারিখ ও সময় হইতে শুরু করিয়া সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও অবহিতকরণের স্তর পর্যন্ত প্রতিটি কার্যব্যবস্থার প্রকৃত সময় (real time) ও তারিখ এবং সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাগণের নাম, পদনাম ইত্যাদি বিষয়ক তথ্যাদি এই সফটওয়‍্যারে ধারণ করিতে হইবে। একইভাবে শাখায় বিষয়ভিত্তিক নথিসমূহের নিবন্ধনের ক্ষেত্রে ডিজিটাল ফাইল রেজিস্ট্রেশন সিস্টেম এবং নথির গতিবিধি নিরূপণের জন্য ফাইল ট্র্যাকিং সিস্টেম ব্যবহার করিতে হইবে। এই প্রযুক্তির মাধ্যমে শাখার নথিসমূহের শ্রেণিবিন্যাস, অনিষ্পন্ন বিষয়ের তালিকা প্রণয়ন, তাগিদপত্র প্রদান এবং বৎসর শেষে শ্রেণিবিন্যাস অনুযায়ী বিনষ্টযোগ্য নথিসমূহের তালিকা প্রণীত হইবে। তথ্যপ্রযুক্তির উৎকর্ষের সহিত সামঞ্জস্য রাখিয়া সময়ে সময়ে ডিজিটাল নথিপত্র ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের উন্নতি (upgradation) সাধন করিতে হইবে। এই সিস্টেমের মাধ্যমে যথাযথভাবে জারিকৃত পত্রাদির সঠিকতা (authenticity) স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিশ্চিত হইয়াছে মর্মে গণ্য হইবে।

(খ) প্রতিটি মন্ত্রণালয়/বিভাগ, অধিদপ্তর, দপ্তর/পরিদপ্তর এবং সংস্থায় ইন্টারনেট সংযোগ এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে একাধিক ব্যবস্থাসহ নিরাপদ অন্তঃ ও আন্ত: কম্পিউটার নেটওয়ার্ক সংযোগও থাকিবে। ডিজিটাল পদ্ধতিতে নথি ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে নোট, সারসংক্ষেপ, চিঠিপত্রের খসড়া, অভ্যন্তরীণ সিদ্ধান্ত, প্রতিবেদন ইত্যাদি সম্পর্কে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাগণ অবহিত হইবেন এবং প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে খসড়াদি সংশোধন ও মতামত প্রদান করিবেন। নিজ অফিস ও উহার আওতাধীন দপ্তর/সংস্থার সম্পাদিত কার্যাবলি, উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ ডিজিটাল পদ্ধতিতে নথি ব্যবস্থাপনায় স্বয়ংক্রিয়/প্রযোজ্য ক্ষেত্রে সমন্বিত ড্যাশবোর্ড/স্মার্ট টুলস ব্যবহারের মাধ্যমে তত্ত্বাবধান করিবেন।

(গ) সরকারি সকল কার্যে বাংলা টাইপ/মুদ্রণের ক্ষেত্রে ইউনিকোড ফন্ট ব্যবহার করিতে হইবে এবং অগ্রাধিকার ভিত্তিতে 'জাতীয় কি-বোর্ড' ব্যবহার করিতে হইবে। সকল অফিসে ডিজিটাল পদ্ধতিতে নথি ব্যবস্থাপনার জন্য সামঞ্জস্যপূর্ণ পদ্ধতি (compatible system) ব্যবহার করিতে হইবে। ডিজিটাল পদ্ধতিতে নোটিং, ফাইলিং ও ডিজিটাল স্বাক্ষর ব্যবহারের মাধ্যমে সকল অফিসে পর্যায়ক্রমে স্মার্ট অফিস পদ্ধতি চালু করিতে হইবে। দাপ্তরিক কার্যাদি সম্পন্নকরণের ক্ষেত্রে সরকার কর্তৃক অনুমোদিত বিভিন্ন স্মার্ট টুলস ব্যবহার করা যাইবে।

(২) রেকর্ড সংরক্ষণ

(ক) সরকারি রেকর্ড সংরক্ষণের বিদ্যমান কাগজভিত্তিক পদ্ধতির ব্যবহার নিরুৎসাহিত করিয়া স্বয়ংক্রিয় ব্যাক-আপ পদ্ধতি ও অন্যান্য ডিজিটাল ব্যবস্থায় শাখা/দপ্তরসমূহের মধ্য ও দীর্ঘমেয়াদে সংরক্ষণযোগ্য ডিজিটাল রেকর্ড যথা: গুরুত্বপূর্ণ প্রতিবেদন, তথ্য-উপাত্ত, শ্রেণিবিন্যাসকৃত নথি ইত্যাদি ধারণ করিতে হইবে। বাংলাদেশ সরকারের সকল তথ্য/ডাটা রাষ্ট্র মালিকানাধীন ডাটা সেন্টারে সংরক্ষণ নিশ্চিত করিতে হইবে। ডাটার সুরক্ষা নিশ্চিতকল্পে সরকার কর্তৃক নির্ধারিত বিধি-বিধান প্রতিপালন করিতে হইবে।

(খ) সরকারি বিভিন্ন দপ্তর/সংস্থা কর্তৃক রেকর্ড সংরক্ষণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হার্ডওয়্যার/সফটওয়্যারের যথাযথ গুণগত মান নিশ্চিতকল্পে সরকার নিয়ন্ত্রিত প্রতিষ্ঠান দ্বারা টেস্টিং সম্পন্ন করিতে হইবে। সফটওয়‍্যার উন্নয়নের ক্ষেত্রে উক্ত সফটওয়্যার-এর কপিরাইট স্বত্ব এবং সোর্স কোড স্ব স্ব দপ্তর/সংস্থা কর্তৃক সংরক্ষণ করিতে হইবে। হোস্টিং সার্ভারের নিরাপত্তা ঝুঁকি (Cyber Vulnerability) নিরূপণ করিতে হইবে এবং তদনুসারে ঝুঁকি নিরসনের প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করিতে হইবে।

(৩) ই-মেইল-এর ব্যবহার

ডিজিটাল মাধ্যমে দাপ্তরিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে 'সরকারি ই-মেইল নীতিমালা ২০১৮' অনুসরণ করিতে হইবে। প্রতিটি মন্ত্রণালয়/বিভাগ ও অধিদপ্তর/দপ্তর/সংস্থার কর্মকর্তা-কর্মচারীগণের অভিন্ন ডোমেইনভুক্ত ই-মেইল একাউন্ট থাকিতে হইবে। ই-মেইল যোগাযোগের পাশাপাশি প্রয়োজনে সরকার কর্তৃক অনুমোদিত/স্বীকৃত/ঘোষিত অন্য কোনো ডিজিটাল যোগাযোগ মাধ্যম ব্যবহার করা যাইবে। চিঠিপত্রে (হার্ডকপি) স্বাক্ষরকারী কর্মকর্তা কর্তৃক স্বীয় স্বাক্ষরের নিম্নে নাম, পদবি, ফোন নম্বরের সহিত ই-মেইল ঠিকানাও উল্লেখ করিতে হইবে। ই-মেইল যোগাযোগের ক্ষেত্রে ই-মেইল প্রেরণকারীর পূর্ণাঙ্গ পরিচিতি যেমন নাম, পদবি, প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা এবং ফোন/মোবাইল নম্বর উল্লেখ করিতে হইবে। আগত ই-মেইল নিয়মিত অবলোকন করিতে হইবে এবং ই-মেইল প্রাপ্তির বিষয়টি শীঘ্রই প্রেরককে অবহিত করিতে হইবে। কোনো সরকারি কর্মকর্তা/কর্মচারীর নামে নিবন্ধিত দাপ্তরিক ই-মেইল একাউন্ট ব্যক্তিগত কাজে/প্রচারে/যোগাযোগে ব্যবহার করা হইতে বিরত থাকিতে হইবে।

(৪) সভা অনুষ্ঠান ও মতবিনিময়

দাপ্তরিক সভাসমূহ ব্যবস্থাপনার নিমিত্ত স্মার্ট মিটিং ম্যানেজমেন্ট নিশ্চিত করিতে হইবে। সভাসমূহে অডিও ভিজ্যুয়্যাল যন্ত্রপাতির পাশাপাশি প্রেজেন্টেশন সফটওয়্যার এবং তথ্য যোগাযোগ প্রযুক্তির উৎকর্ষের সঙ্গে সামঞ্জস্য রাখিয়া অন্যান্য স্মার্ট টুলস ব্যবহার করা যাইবে। সময় ও বায় সাশ্রয়ের লক্ষ্যে ক্ষেত্রমতে, ভার্চুয়াল প্লাটফর্মের মাধ্যমে সভা অনুষ্ঠান করিতে হইবে। মন্ত্রণালয়/বিভাগের অভ্যন্তরীণ প্রয়োজনে টেলিফোনের পাশাপাশি ভার্চুয়াল প্লাটফর্মের মাধ্যমে কর্মকর্তাগণ নিজেদের মধ্যে দাপ্তরিক আলোচনা ও মতবিনিময়ের কার্য সম্পন্ন করিবেন। গুরুত্বপূর্ণ সভা আয়োজনে দেশীয় অনুমোদনপ্রাপ্ত ভার্চুয়াল প্ল্যাটফর্ম ব্যবহারকে অগ্রাধিকার প্রদান করা যাইতে পারে। যে-কোনো মাধ্যমে সভা আয়োজনের ক্ষেত্রে যথানিয়মে সভার নোটিশ ও কার্যবিবরণী প্রস্তুত করিতে হইবে এবং ই-মেইল/ডিজিটাল পদ্ধতি/কাস্টমাইজড সফটওয়্যার (customised software) ব্যবহার করিয়া উহা বিতরণ করিতে হইবে।

(৫) ওয়েবসাইট এর ব্যবহার

(ক) প্রতিটি মন্ত্রণালয়/বিভাগ এবং উহার আওতাধীন প্রতিটি প্রতিষ্ঠান/সংস্থা জাতীয় তথ্য-বাতায়নের মাধ্যমে তাদের স্ব স্ব ওয়েবসাইট (বাংলা ও ইংরেজিতে) পরিচালনা কার্যক্রম সম্পাদন করিবে। প্রত্যেক দপ্তরের ওয়েবসাইট জাতীয় তথ্য বাতায়নের সহিত সরাসরি সংযুক্তকরণের মাধ্যমে সার্বক্ষণিক হালনাগাদ অবস্থায় থাকিবে এবং একটি স্বয়ংসম্পূর্ণ জাতীয় তথ্য বাতায়ন ফ্রেমওয়ার্ক-এর আওতায় ওয়েবসাইটসমূহ পরিচালিত হইবে। ওয়েবসাইটে নাগরিকের মতামত গ্রহণের ব্যবস্থা থাকিতে হইবে; এই সকল ওয়েবসাইটে তথ্য অধিকার আইন, ২০০৯ এবং সংশ্লিষ্ট প্রবিধান মোতাবেক তথ্য সংযোজন (upload) করিতে হইবে। এই সকল ওয়েবসাইট হইবে তথ্য সরবরাহ এবং সরকারি দপ্তর ও জনগণের সহিত যোগসূত্রের মাধ্যম।

(খ) ওয়েবসাইটে প্রতিটি দপ্তরের হাল-নাগাদ তথ্য, কর্মকর্তাদের তথ্য, সরকারি আদেশ, ফর্ম, রিপোর্ট, টেন্ডার বিজ্ঞপ্তি, অর্থ বরাদ্দ ও ব্যবহারসংক্রান্ত প্রয়োজনীয় আইন-কানুন ইত্যাদি নিয়মিতভাবে হালনাগাদ করিয়া তথ্যের যথার্থতা নিশ্চিত করিতে হইবে। সরকারি দপ্তরের ওয়েবসাইটসমূহ তথ্য প্রাপ্তির স্বীকৃত উৎস হিসাবেও বিবেচিত হইবে। তথ্য প্রদানের পাশাপাশি মন্ত্রণালয়/বিভাগের প্রতিটি শাখা, দপ্তর/সংস্থা নিজস্ব সার্ভিসসমূহ ওয়েবসাইটের মাধ্যমে ব্যবহারকারীর নিকট পৌঁছাইবার বিষয়টি নিশ্চিত করিবে।