সরকারি নথি (file) বিষয়ক আলোচনা করুন।

 

 

নথি(file) কি এবং কেন?

সুনির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কিত কাগজ পত্রের সমষ্টিকে নথি বলে। তবে সাধারণভাবে নথি বলতে আমরা কোন অফিসে সুনির্দিষ্ট নম্বর ও শিরােনামের অধীনে সৃষ্ট রেকর্ডকে বুঝি। নথিতে আনুষ্ঠানিক কাজকর্ম সম্পাদনের নিমিত্ত প্রস্তাব উপস্থাপন, সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও গৃহীত সিদ্ধান্ত সম্পর্কে সংশ্লিষ্ট প্রস্তাবক/বাস্তবায়নকারী/পরিবীক্ষণকারী/মূল্যায়ণকারী কর্তৃপক্ষকে অবহিত করা হয়। এতে কাগজপত্র/ দলিল-দস্তাবেজ সুনির্ধারিত পদ্ধতিতে, সুবিন্যস্তভাবে ও সুসমন্বিতভাবে সংরক্ষিত হয়ে থাকে। নথির  কিছু বৈশিষ্ট্য রয়েছে তা নিচে দেখানো হলো-

• নথি সুনির্দিষ্ট নম্বর ও শিরােনামের অধীনে সৃষ্ট রেকর্ড;
• নথির মাধ্যমে প্রস্তাব উপস্থাপন ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ ত্বরান্বিত হয়;
• বাস্তবায়নকারী/ পরিবীক্ষণকারী কর্তৃপক্ষ সিদ্ধান্ত অবহিত হতে পারে;
• সুনির্ধারিত পদ্ধতিতে, সুবিন্যস্তভাবে ও সুসমন্বিতভাবে রেকর্ড সংরক্ষণ করা যায়।

নথি কখন খুলতে হয়?

কোন বিষয়ে আনুষ্ঠানিক কাজকর্ম সম্পাদনের নিমিত্ত নথি খুলতে হবে, যদি -

• কোন বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য প্রস্তাব উপস্থাপনের প্রয়ােজন হয়, কিন্তু সংশ্লিষ্ট বিষয়ে আগে থেকে কোন নথি না থাকে;
• সংশ্লিষ্ট বিষয়ে কর্তৃপক্ষ যখন নূতন নথি খােলার নির্দেশনা প্রদান করেন;
• পূর্বে সৃষ্ট নথির পৃষ্ঠা সংখ্যা অনেক বেশী হওয়ায় যদি তা | হ্যান্ডলিং-এ অসুবিধা হয়, তখন অংশ নথি খুলতে হয়;
• পূর্বে সৃষ্ট নথি যদি সিদ্ধান্তের জন্য উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের নিকট অপেক্ষমান থাকে, তখন ছায়া নথি খুলতে হয়।

নথি কিভাবে খুলতে হয়? 

কোন বিষয়ে নথি খুলতে নিম্নোক্ত ধাপসমূহ ব্যবহৃত হবে:

• ফাইল বাের্ডে সাদা/নীল রংয়ের ফিতা দিয়ে ফাইল কভার বেঁধে দেয়া;
• ফাইল কভারের ভেতরে ট্যাগ দিয়ে নােটাংশ ও পত্রাংশ সংযুক্তকরন:
• ফাইল কভারের উপরে নির্ধারিত স্থানে নথি নম্বর লেখা;
• নথি নম্বরের নীচে/ নির্ধারিত স্থানে নথির শিরােনাম লেখা;
• ফাইল কভারের উপরে নির্ধারিত স্থানে বিভাগ/দপ্তর, শাখা ইত্যাদি লেখা;
• ফাইল কভারের উপরে নির্ধারিত স্থানে নথি খুলার তারিখ লেখা।

 [ উল্লেখ্য, নথির শিরােনাম সংক্ষিপ্ত কিন্তু বােধগম্য ভাষায় লিখতে হবে এবং নথির

বামদিকে নােটাংশ ও ডানদিকে পত্রাংশ সংযুক্ত করতে হবে।]

নথিতে(file) রঙিন স্লিপ কখন ব্যবহৃত হয়?

সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০১৪ এর ৮২ অনুচ্ছদে  ‘লেবেলের ব্যবহার’ শিরোনামে নথির তুলনামূলক গুরুত্ব ইঙ্গিত করার জন্য নথিতে ৩ বর্ণের রঙিন স্লিপ(হলুদ, লাল ও নীল)  ব্যবহার করার বিধান  রয়েছে:

• সর্বোচ্চ অগ্রাধিকারের বিষয় হলে নথির কভারে ‘সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার' লিখিত হলুদ স্লিপ যুক্ত করতে হবে। এ নথি যার নিকট পেশ করা হবে বিলম্ব না করে অন্য যে কোন নথির আগে নথির কার্যক্রম সমাধা করার উদ্যোগ নিতে হবে। 

• কোন নথির কার্যক্রম অতি জরুরী সমাধা করার প্রয়োজন হলে নথির কভারে ‘অবিলম্বে’(অতি জরুরী) লিখিত লাল স্লিপ যুক্ত করতে হবে। এ নথি যার নিকট পেশ করা হয় তাকে নথির কার্যক্রম অতি জরুরী বিবেচনায় তৎক্ষণাৎ সমাধা করতে হবে।

• কোন নথির কাজ জরুরী বিবেচনা করা হলে ‘জরুরী’ শব্দ লিখিত নীল স্লিপ নথির কভারে সংযুক্ত করে দিতে হবে। যে কর্মকর্তার নিকট এ নথি পেশ করা হয় তাকে বিলম্ব না করে এর কার্যক্রম সমাধা করতে হবে। 

নথিতে লেবেল ব্যবহারের সতর্কতা

বিবেচনার সাথে রঙিন স্লিপ ব্যবহার করতে হবে। কারণ রঙিন স্লিপের অসতর্ক ব্যবহার প্রকৃত উদ্দেশ্যকে ব্যাহত করতে পারে। রঙিন স্লিপ ব্যবহারের জন্য যথার্থ প্রয়ােজনীয়তা থাকা উচিত। ঐগুলোর মধ্যে কিছু লেখা যাবে না। নির্দিষ্ট কার্যকর ক্ষেত্রে এর ব্যবহার শেষ হয়ে গেলে নথির মধ্যে রঙিন স্লিপ রাখা যাবে না।[সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০১৪ এর ৮৩ অনুচ্ছদ]

সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার’ চিহ্নযুক্ত সকল কাগজপত্র অতি দ্রুততার সাথে নিষ্পত্তি করতে হবে। ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য প্রেরিত কাগজপত্র যাঁর নিকটই আসুক তিনি এদের প্রাপ্তিসময় নােট করয়া রাখবেন। যদি সচিব কিংবা তাঁহারও উপর হতে ‘সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার’ যুক্ত স্লিপে কোনাে তথ্য চেয়ে পাঠানাে হয় এবং তৎক্ষণাৎ সংশ্লিষ্ট তথ্য পরিবেশন সম্ভব না হয় তাহলে সংশ্লিষ্ট বিষয়ে সচিব কিংবা তাঁর উর্ধ্বতন কর্মকর্তার জন্য সংশ্লিষ্ট আদেশ প্রাপ্তির অর্ধঘণ্টার মধ্যেই একটি অন্তর্বর্তীকালীন উত্তর পৌঁছাতে হবে। সাধারণত ‘সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার চিহ্নিত কাগজপত্র প্রথম পর্যায়ে সরাসরি উপসচিবের নিকট পৌঁছাবে এবং তিনি বিষয়গুলি দ্রুত নিষ্পত্তির জন্য সাধারণভাবে প্রয়ােজনীয় মৌখিক আদেশ প্রদান করবেন। দ্রুততার সাথে ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য সচিব কিংবা তদূর্ধ্ব হতে প্রাপ্ত অন্যান্য পত্রাদির ক্ষেত্রেও এই নিয়ম প্রযােজ্য হবে। যখনই বিবেচ্য বিষয়ের জরুরি অংশটুকুর কার্য সম্পন্ন হবে, তখনই ‘সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার’ যুক্ত স্লিপ সরিয়ে ফেলতে হবে। একমাত্র উপসচিব অথবা তদূর্ধ্ব কর্মকর্তা সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার’ স্লিপ যুক্ত করতে পারবেন।[সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০১৪ এর ৮৪ অনুচ্ছদ]

নথি খোলার সময় বিবেচ্য বিষয়াবলী নিম্নরূপ:

→ নথিতে ২টি অংশ (নোটাংশ ও পত্রাংশ) থাকবে;

→ বাম দিকে নোটাংশ ও ডানদিকে পত্রাংশ ট্যাগ দ্বারা সংযুক্ত থাকবে;

→ নোটশীটের উপরের মাঝখানে ধারাবাহিকবাবে পৃষ্ঠা নম্বর দিতে হবে;

→ পত্রাংশের প্রতি পৃষ্ঠায় উপরে ডানদিকে পেন্সিল দিয়ে ক্রমিক নম্বর দিতে হবে;

→ অনুচ্ছেদের বামে মার্জিনের ভেতর ধারাবাহিকভাবে অনুচ্ছেদ নম্বর দিতে হবে;

→ নথিতে নোটাংশ ও পত্রাংশ ফাইল কভারের ভিতর থাকবে;

→ ফাইল কভারের বোর্ডের সাথে ফিতা দিয়ে বাধা থাকবে;

→ সাদা বা সবুজ রংয়ের ফিতা ব্যবহার করতে হবে।

নোট(Note) কি ও কেন নোট লিখতে হয়?

কোন বিষয়ে সিদ্ধান্তে উপনীত হওয়ার জন্য সংশ্লিষ্ট বিষয়ে অতি সংক্ষেপে আলোচনাসহ আইন, বিধি ও দৃষ্টান্তের আলোকে যুক্তি দিয়ে প্রস্তাব বা বিকল্প প্রস্তাব সম্বলিত লিখিত বিবরণ যখন কোন নথিতে অনুচ্ছেদ আকারে লিখিত হয় তখন তাকে নোট(Note) বলে। নোট সাধারণত উর্ধ্বতন কর্মকর্তাগণের সিদ্ধান্তে উপনীত হতে সাহায্য করার জন্য অধস্তন কর্মচারী/কর্মকর্তা কর্তৃক লিখিত হয়ে থাকে। এতে উপস্থাপিত প্রস্তাব যথাযথ অনুমোদনকারী কর্তৃক অনুমোদিত হলে তা বাস্তবায়নের পরবর্তী কার্যক্রম গ্রহণের সুযোগ সৃষ্টি হয়। এজন্যে অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ অনুমোদন করে স্বাক্ষরান্তে নথিটি পুনরায় অধস্তন কর্মচারী/কর্মকর্তার অর্থাৎ নথি উপস্থাপনকারীর নিকট প্রেরণ করেন। ধারাবাহিক উচ্চক্রমতার সিড়ি বেয়ে নথিটি প্রস্তাবক হতে অনুমোদনকারীর নিকট পৌঁছে, অনুরুপ নিম্নক্রমতার সিড়ি বেয়ে নথিটি প্রস্তাবকের নিকট ফিরে আসে।

আদর্শ নােট কেমন হয় বা নােটের বৈশিষ্ট্য

(Features of official notes)

 

• নােট শীটের(note sheet) বাম পার্শ্বে ১.২৫", ডানপার্শ্বে ০.২৫", উপরে-নীচে ১” মার্জিন থাকবে;
• নােট শীটের উপরে মাঝখানে ধারাবাহিকভাবে পৃষ্ঠা নম্বর থাকবে;
• নােট শীটে প্রত্যেক অনুচ্ছেদে ধারাবাহিকভাবে ক্রমিক নম্বর দিয়ে লিখতে হবে;
• নােট সংক্ষিপ্ত তবে স্বয়ং সম্পূর্ণ হবে;
• নোটের ভাষা সহজ সরল ও প্রাঞ্জল থাকবে এবং সাধু ও চলিত ভাষার মিশ্রণ এড়িয়ে যাওয়া ভালো;
• নোটের বিষয়বস্তু অবশ্যই প্রাসঙ্গিক হতে হবে।
• এতে পত্রাদি, আইন, বিধি ও দৃষ্টান্তের রেফারেন্স থাকবে;
• রেফারেন্স পতাকা চিহ্ন দিয়ে (পেন্সিলে লিখে) নথির পত্রাংশে সংযােজিত থাকবে;
• কার্য নিষ্পত্তি বা সিদ্ধান্ত গ্রহণের পক্ষে যুক্তি প্রদর্শিত হবে;
• সিদ্ধান্ত গ্রহণের উপযােগী সাজেশন এবং বিকল্প সাজেশন থাকতে হবে;
• নােট যিনি লিখবেন তিনি নােট শীটের বাম দিকে তারিখসহ তার স্বাক্ষর থাকবে, স্বাক্ষরের নীচে নাম ও পদবী উল্লেখ করতে হবে (নাম ও পদবীযুক্ত সিল ব্যবহার করা ভালাে);
• পরবর্তী ঊর্ধ্বতন অফিসারকে সমান্তরালভাবে ডান দিকে মার্ক করা থাকবে;
• সমান্তরালভাবে ডান দিকে জায়গা না থাকলে নীচে ডান দিকে মার্ক করতে হবে।